Wie Veranstaltungen zukünftig planen

Ein Blick in die Zukunft und darüber hinaus

Wie Sie Ihre Veranstaltung zukünftig planen sollten

Konferenzen und Events müssen nicht neu erfunden werden, aber es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese an die veränderten Gegebenheiten anzupassen - und das wird unweigerlich die hybride Veranstaltung sein. Ein großer Teil der Teilnehmer wird sich weiterhin an einem ausgewählten Ort treffen wollen, während ein anderer Teil digital an der Konferenz teilnimmt.

In einer wissensgetriebenen Welt, in der der persönliche Austausch wichtiger denn je ist, skizziert Katrin Suchi, Director of Sales & Marketing, CPO HANSER SERVICE die Anforderungen und Herausforderungen, die beim Management einer hybriden Veranstaltung zu beachten sind.

Nicht erst seit COVID-19 beeinflusst der rasante Fortschritt der Kommunikationstechnologien die Gestaltung und Ausrichtung von Tagungen, Konferenzen und Kongresse. COVID-19 ist nicht nur ein Katalysator, der die Digitalisierung von Veranstaltungen beschleunigt, die Pandemie bringt neue evolutionäre Entwicklungen hervor – die Geburtsstunde der hybriden Konferenz, welche die Vorteile des physischen und des virtuellen Events vereint. 
Sich zu versammeln und sich zu treffen, liegt in der menschlichen Natur. In den vergangenen Jahrzehnten hat man Menschen aus aller Welt physisch zusammengebracht. Nun zwingen uns globale Veränderungen zum Umdenken, während der technologische Fortschritt neue Möglichkeiten bietet. Die Teilnahme von Referenten aus der Ferne an lokalen Veranstaltungen und die Übertragung an ein größeres globales Publikum wird der Standard für zukünftige Veranstaltungen sein – geplant als hybrides Event.

Das Programm in all seinen Varianten bleibt "König" und Fachreferenten spielen weiterhin eine wichtige Schlüsselrolle.

Von größter Bedeutung ist jedoch die Überwindung räumlicher Grenzen. Heute müssen keine Kompromisse mehr gemacht werden. Die physische Entfernung spielt keine Rolle mehr, ob ein gewünschter Redner teilnehmen kann oder nicht. Potenzielle Referenten müssen nur mit flexiblen Möglichkeiten überzeugt werden, mitzumachen, die ihren persönlichen Bedürfnissen und Situationen gerecht werden.
Alle an Bord zu haben ist entscheidend, was nur mit einem exzellenten digitalen Speaker Management erreicht werden kann. Das Management von Referenten, die virtuell an einer Veranstaltung teilnehmen, ist nicht einfacher als das von Referenten, die physisch anwesend sind.

Managen heißt auch, sich um sie zu kümmern, indem man sie vor ihren Remote-Sessions richtig vorbereitet. Das sichert die Qualität, reduziert unangenehme Überraschungen und sorgt dafür, dass sich die Redner wohler fühlen. Vergessen Sie nie, dass die Referenten die wertvollsten Marketing-Multiplikatoren der Veranstaltung und des Verbandes sind. 

Auch die Teilnehmer müssen aufmerksam beobachtet und mit ins Boot geholt werden. Die Teilnahme an Veranstaltungen ist nicht nur ein Besuch vor Ort - Interaktion, Gemeinschaft und Engagement sind gefragt. Virtuelle Veranstaltungen müssen ein hohes Maß an Interaktivität bieten. Der Einsatz moderner Kommunikationsplattformen wie Webinare, Diskussionsforen, Social-Media-Gruppen, Q&As und Einzelchats ist für den Erfolg entscheidend.

E-Learning-Kurse und Content Libraries sind ein Mittel, um das Erlebnis zu erweitern. Größere Veranstaltungen sind eine hervorragende Gelegenheit, um eine tiefe Beziehung zum Publikum aufzubauen und zu pflegen. Das Einrichten von Bibliotheken und das Erstellen von E-Learning-Kursen aus aufgezeichneten Veranstaltungsmaterialien bietet die Möglichkeit, Wissen über einen längeren Zeitraum anzubieten und noch mehr wertvolle Inhalte für die Community zu schaffen.

Machen Sie aus Teilnehmern zufriedene Kunden, verwandeln Sie Kunden in treue Follower, Multiplikatoren oder Mitglieder.