Pre-Recording – Die Bedeutung von Voraufzeichnungen und wie man sie reibungslos organisiert
Ein Büro ist kein professionelles Studio
Virtuelle Konferenzen und Kongresse sind zum neuen Normalzustand geworden und die OrganisatorInnen sind gezwungen, sie innerhalb kürzester Zeit vorzubereiten. Doch wie lassen sich Vorträge für eine virtuelle Veranstaltung am besten produzieren? Alle ReferentInnen haben an dem Ort, von dem aus sie sich präsentieren, unterschiedliche Einstellungen in Bezug auf Hintergrund, Beleuchtung, Hardware und Internetverbindung. Sowohl die OrganisatorInnen des Kongresses als auch die TeilnehmerInnen sind sich dessen bewusst. Da die VeranstaltungsorganisatorInnen gerne auf der sicheren Seite sind und während der Veranstaltung möglichst wenigen technischen Herausforderungen ausgesetzt sein wollen, hat sich als bevorzugte Lösung das Pre-Recording etabliert. Aber wie kann in COVID-19-Zeiten ein Recording der ReferentInnen von zu Hause aus gelingen?
Recording Guidelines
Um die Qualität der Vortragsvideos zu optimieren, haben wir vorab Richtlinien für virtuelle Präsentationen erstellt. Wir geben Empfehlungen, wie Video und Ton mit minimalem Aufwand verbessert werden können, z.B. indem man den Hintergrund neutral hält, das Gesicht von vorne beleuchtet, die Präsentation in einem ruhigen Raum, am besten allein, aufnimmt, direkt zum Mikrofon spricht und so oft wie möglich in die Kamera schaut. , Eine gleichbleibende Qualität der Beiträge ist gewährleistet, wenn Kriterien, wie die oben genannten, erfüllt sind. Das macht es den TeilnehmerInnen einfacher, dem Inhalt zu folgen.
Terminplanungssoftware
Bei einer großen Anzahl von RednerInnen verwenden wir für die Planung der Pre-Recordings eine spezielle Terminplanungssoftware, über die die RednerInnen freie Zeitfenster für ihre Aufnahme auswählen können. Bei internationalen Veranstaltungen ist es hilfreich, eine Software zu verwenden, in der die ReferentInnen ihre eigene Zeitzone einstellen können, bevor sie einen Termin auswählen. Mit einem benutzerfreundlichen Programm lassen sich nach Termineingabe die Bestätigungen und Einladungen direkt versenden, was den Kommunikations- und Abstimmungsprozess erleichtert.
Realisierung der Pre-Recordings
Etwa eine Woche vor der Aufzeichnung erhalten die ReferentInnen eine E-Mail mit einem Link zum Hochladen ihrer Folien sowie die Sitzungs-ID für die Aufzeichnung. Während der Aufzeichnung gibt das technische Personal Empfehlungen zu den Einstellungen und führt die ReferentInnen durch das gesamte Aufnahmeverfahren. Wir kalkulieren eine Stunde pro Vortrag - so ist sichergestellt, dass es auch bei "Second Takes" und verspäteten RednerInnen keine Zeitprobleme gibt.
Es gibt immer No-Shows oder RednerInnen, die Termine in letzter Minute absagen. Wenn solche Absagen schnell bearbeitet werden, gerät die Zeitplanung nicht aus dem Ruder. Wenn RednerInnen kurzfristig absagen, versuchen wir, gleich am nächsten Tag einen alternativen Termin zu finden, um nicht zu viele RednerInnen am Ende der Aufnahmephase zu betreuen. Es spart ebenfalls Ressourcen, wenn die RednerInnen aus verschiedenen Zeitzonen vorzeitig an ihre Termine erinnert werden und man ihnen die lokale Uhrzeit ihres Termins bestätigt.
Zu den jeweiligen Sitzungen während der Veranstaltung sind alle Vorsitzenden und RednerInnen eingeladen. Die aufgezeichneten Vorträge werden von den Vorsitzenden kurz angekündigt, wiedergegeben und am Ende jeder Sitzung gibt es eine 20- bis 30-minütige Live-Diskussion.