Wie kann man einen Kongress stilvoll verlegen oder absagen?
In den letzten Wochen ist es rund um unsere Kongresse und Veranstaltungen etwas ruhig geworden. COVID-19 hatte nicht nur uns, sondern die ganze Branche fest im Griff. Wir standen vor der Herausforderung, entscheiden zu müssen, ob Veranstaltungen kurzfristig und ohne große Vorankündigung verlegt oder abgesagt werden müssen. Der vorübergehende Schockzustand dauerte jedoch nicht lange an und wir haben uns schnell daran gemacht, Alternativen für uns, unsere Teilnehmer, Industriepartner und Leistungsträger zu finden. Die Frage, wie wir vorgehen und ob wir Kongresse überhaupt stattfinden lassen können, stand für uns in den letzten Monaten im Vordergrund. So haben wir es gemanagt:
Verlegen
Der Kongress wird von einem vorher festgelegten Datum auf einen neuen Termin verlegt.
Absagen
Der Kongress wird ohne ein alternatives Datum abgesagt.
Was muss beachtet werden?
Wir achten genau auf die Regeln und Vorschriften aus dem Senat und dem Gesundheitsministerium. Jede Veranstaltung muss einzeln nach möglichen Gesundheits- und Sicherheitsfaktoren bewertet werden. Veranstaltungen müssen verlegt werden, wenn nicht alle Gesundheits- und Sicherheitsbedenken ausgeräumt werden können.
Absagen oder nicht?
Alle aktuellen Sicherheits- und Gesundheitsbestimmungen müssen bedacht werden. Es muss klargestellt werden, mit wie vielen Teilnehmern gerechnet wird. Veranstalter müssen abwägen, ob der Kongress im Hinblick auf mögliche Sicherheits- und Gesundheitsrisiken durchgeführt werden kann. Alle notwendigen Maßnahmen müssen umgesetzt werden.
Unser Versprechen an unsere Teilnehmer
Wir bieten unseren Teilnehmern für den verlegten Kongress einen Rabatt an. Anmeldungen behalten für das neue Kongressdatum ihre Gültigkeit. Die Teilnehmer müssen sich nicht nochmals anmelden.
Der Umgang mit Teilnehmern
Es ist wichtig, die Teilnehmer zu informieren und ihnen per E-Mail die Entscheidung auf klare und ermutigende Art zu erklären. Die Teilnehmer haben ein Anrecht darauf, dass die Teilnahmegebühr so schnell wie möglich erstattet wird.
Unser Verhältnis zu Sponsoren und Leistungsträgern
Sponsoren und Leistungsträger müssen umgehend informiert werden. Bereits abgeschlossene Verträge sollten ihre Gültigkeit für das neue Kongressdatum behalten. Manche Leistungsträger könnten auf einer Entschädigung oder einer Vorauszahlung bestehen, um Verdienstausfälle auszugleichen. Es ist empfehlenswert, die Sponsorenangebote durchzugehen und auszuhandeln, welche Leistungen unentgeltlich wiederholt werden und welche mit zusätzlichen Kosten für den Sponsor verbunden sind.
Umgang mit Sponsoren und Leistungsträgern
Sponsoren und Leistungsträger müssen umgehend informiert werden. Bereits abgeschlossene Verträge müssen storniert werden. Manche Leistungsträger könnten auf einer Entschädigung oder einer Sicherheitszahlung bestehen, um Verdienstausfälle auszugleichen. Sponsoren und andere Industriepartner haben ein Recht auf eine Rückzahlung. Leistungen, die bereits erbracht wurden, sollten von dieser Kostenerstattung abgezogen werden. Es kann auch ausgehandelt werden, dass sich Sponsor und Veranstalter die Kosten teilen. Jede Verhandlung sollte für alle Beteiligten zu einem fairen Ergebnis führen.
Kommunikation nach außen
Wir aktualisieren die Webseite regelmäßig und stellen sicher, dass das Marketing und der Informationsfluss stimmen. Wir bereiten das neue Programm intensiv vor und teilen es den angemeldeten Teilnehmern mit. Ein Frage-Antwort-Katalog, eine FAQ oder ein Chatbot können helfen, die Fragen der Teilnehmer schnell zu beantworten.
Umfassende Kommunikation
Um Missverständnissen vorzubeugen, sollten klare und direkte Nachrichten verschickt werden, sowohl an Vertragspartner als auch an die Teilnehmer.
Was nun?
Die aktuelle Situation zwingt uns zum Umplanen. Um die Sicherheit der Teilnehmer und Mitarbeiter zu garantieren, ist es zwingend notwendig, die aktuellen Auswirkungen von COVID-19 im Auge zu behalten. Der Ablauf der Veranstaltung sollte regelmäßig geprüft und angepasst werden. Diese Maßnahmen sollten allen Beteiligten vermittelt und erklärt werden.
Was können wir jetzt erwarten?
Virtuelle Veranstaltungen haben momentan Hochkonjunktur. Wer nach einer abgesagten Veranstaltung Teilnehmer erreichen und seine Inhalte vermitteln möchte, begibt sich nun in die virtuelle Welt. Die Teilnehmer sollten auf alternative virtuelle Veranstaltungen durch Newsletter und Werbung in sozialen Netzwerken aufmerksam gemacht werden.
Eins steht fest!
Wir freuen uns alle sehr darauf, wieder persönlich an Veranstaltungen teilzunehmen, anderen Menschen die Hand zu schütteln und nach den Vorlesungen bei einem kühlen Getränk unsere Gedanken und Eindrücke miteinander auszutauschen.