Case Study: Strategische Entwicklung eines wissenschaftlichen Kongresses

Seit CPO HANSER SERVICE im Jahr 2002 zum Core Professional Congress Organiser der Deutschen Gesellschaft für Psychiatrie, Psychotherapie und Psychosomatik (DGPPN) wurde, konnte die Anzahl der Kongressteilnehmer von 2.300 Teilnehmern im Jahr 2003 auf 9.500 Teilnehmer im Jahr 2016 erhöht werden. Wie konnte sich der DGPPN Kongress zum größten Kongress auf dem Gebiet der Psychiatrie in Europa entwickeln und zusätzlich mehr Einnahmen für die Gesellschaft erzielen?

Unser Ansatz:

Die Schwerpunkte unserer Arbeit haben wir zunächst auf die nachhaltige Verbesserung des Services für die Teilnehmer und auf die Erhöhung des finanziellen Überschusses für die Gesellschaft gelegt. Wie jede wissenschaftliche Gesellschaft benötigt auch die DGPPN einen nennenswerten Überschuss, um ihre Aktivitäten finanzieren zu können. Der Überschuss fällt heute zur Zufriedenheit des Vorstandes aus. Wir haben dabei auch die steuerrechtlichen Herausforderungen zugunsten der DGPPN klären können.

Persönlicher Service: Zu unserem Serviceangebot gehört heute ein fester Mitarbeiterstab in unserem Büro, der sich rund um das Jahr um den Kongress und die aktiven Teilnehmer kümmert. Unsere Mitarbeiter persönlich begleiten die elektronische Einreichung der Abstracts. Wir überlassen nichts der Anonymität eines Software-Systems.

Neue Marketing Tools: CPO bemüht sich insbesondere um die Teilnehmerwerbung und nutzt dafür bewährte und neue Marketingstrategien. Mit unserem webbasierten Kongressinformationssystem CO CONGRESS ONLINE® informieren wir aktuell, umfassend und ansprechend über den Kongress. In CO CONGRESS ONLINE® wird frühzeitig aus der Kongressdatenbank das Programm generiert, das jeder Besucher der Web-Seiten mittels der Volltextsuchmaschine optimal nutzen kann. Der Teilnehmer stellt sich im Vorwege sein persönliches Kongressprogramm aus über 600 Sitzungen und 2100 Beiträgen elektronisch zusammen. Dieses Feature ist auch in der Kongress App erhältlich, entwickelt von der GLOBIT GmbH, CPO´s eigener IT-Firma. Ein weiteres erfolgreiches neues Marketinginstrument ist der exklusive Zugang zu einem Ärzteportal unseres Partners, welches 170.000 Adressen von Ärzten und Ärztinnen allein in Deutschland enthält.

Hohe Anzahl an Fortbildungsprogrammen: Zum steigenden Besucherrekord des DGPPN Kongresses trägt auch wesentlich die DGPPN Akademie bei, die während des Kongresses über 80 Fortbildungsworkshops anbietet. Diese zu bewerben und zu organisieren gehört ebenfalls zu unseren Aufgaben. Dabei spielt das Handling der CME Punkte national und international eine große Rolle. Wir sorgen für die Akkreditierung des Kongresses bei der zuständigen Ärztekammer. Wir organisieren die Evaluierung der Kongressveranstaltungen und vor Ort können sich die Teilnehmer die CME-Bescheinigungen an Terminals ausdrucken oder im Anschluss an den Kongress aus dem CME Portal herunterladen.

Zu den weiteren Höhepunkten des Kongresses zählen der "Schülerkongress", der mehr als 700 Schüler der Berliner Oberschulen anzieht, der "Lehrerkongress" sowie der Patiententag.

Professioneller technischer Support und freies W-Lan: Der Ablauf des DGPPN Kongresses ist wie alle CPO Kongresse von einem Höchstmaß an Präzision und einer Atmosphäre des Wohlbefindens geprägt. Unsere Technikcrew sorgt für einen reibungslosen Ablauf aller Vortragspräsentationen, die mittels des Inhouse-Netzes aus dem zentralen Media Center in die Vortragssäle gespielt werden. Nicht Hostessen sondern junge Medientechniker betreuen die Referenten in jedem Saal.

Ein durchdachtes Leitsystem lässt die Kongressteilnehmer nicht lange den Saal suchen, in den sie gehen möchten. Eine Lounge für junge Wissenschaftler führt Erstbesucher zusammen. Internet Center und Wireless LAN Bereiche ermöglichen die stressfreie Kommunikation mit der Außenwelt.

Elektronische Bibliothek und Kongresskindergarten: Die DGPPN nimmt auf unsere Anregung hin heute eine zeitgemäße Dokumentation der wichtigsten Kongressvorträge vor und stellt diese in die elektronische Bibliothek der DGPPN. Zudem hat die DGPPN auf Vorschlag von CPO einen Kongress-Kindergarten ins Leben gerufen, welcher von den teilnehmenden Müttern sehr gut angenommen wird.

Outcomes:

CPO hat die Kongressorganisation im Jahr 2002 für die nachfolgenden DGPPN Kongresse übernommen. Zu diesem Zeitpunkt hatte der Kongress durchschnittlich 1.800 Teilnehmer. Seit 2011 besuchen rund 9.500 Teilnehmer den heute größten Kongress im Bereich der Psychiatrie in Europa. Zusammen mit den Ausstellern und Journalisten werden jährlich über 10.000 Besucher zum Kongress in Berlin erwartet.

Wichtige Zahlen und Fakten ("Fallstudie nach Zahlen"):

Kontakt:

Katrin Suchi
ksuchi@cpo-hanser.de